e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark, tek cümlede özetlenebilir: e-Fatura yalnızca GİB’in e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında dolaşır; e-Arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan herkese — bireysel müşteriler ve küçük işletmeler dahil — kesilir. İkisi rakip değil, birbirini tamamlayan iki belge türüdür ve e-Fatura’ya geçen her işletme fiilen ikisini birden kullanır.
Bu yazıda farkları karşılaştırma tablosuyla netleştiriyor, hangi müşteriye hangi belgenin kesileceğini senaryolarla gösteriyoruz.
Karşılaştırma Tablosu
| Özellik | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı profili | e-Fatura sistemine kayıtlı mükellef firmalar | Bireysel müşteriler + sisteme kayıtlı olmayan firmalar |
| İletim yolu | GİB e-Fatura sistemi üzerinden alıcının kutusuna | E-posta ile elektronik veya kağıt çıktı ile elden |
| Alıcı onay süreci | Ticari faturada kabul/ret mekanizması var | Yok — belge anında geçerli |
| İtiraz | Sistem üzerinden yanıt veya harici yollar | Yalnızca harici yollar (noter, KEP vb.) |
| Format | UBL XML | PDF + UBL XML |
| GİB’e bildirim | Anlık iletim | Raporlama ile |
| Yasal saklama | 10 yıl | 10 yıl |
Hangi Müşteriye Hangi Belge Kesilir?
Karar tek kritere dayanır: alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı.
- Kurumsal müşteriniz e-Fatura mükellefi → e-Fatura kesilir. Belge GİB üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna düşer.
- Kurumsal müşteriniz mükellef değil (sisteme kayıtlı olmayan küçük işletme, şahıs firması) → e-Arşiv fatura kesilir.
- Bireysel müşteri (nihai tüketici) → TC kimlik numarası ile e-Arşiv fatura kesilir; PDF nüsha e-posta ile gönderilir veya çıktı verilir.
Pratikte bu kontrolü elle yapmazsınız: Netsis, fatura anında alıcının VKN/TCKN’sini GİB’den sorgular ve belge türünü otomatik seçer. Müşteri profillerine göre belge yönetiminin detayı için Netsis e-Arşiv müşteri profili yazımıza bakabilirsiniz.
Karma müşteri portföyü olan işletmelerde — örneğin hem bayilere hem son tüketiciye satış yapan bir toptancıda — aynı gün içinde iki belge türü de kesilir. Bu tamamen normaldir; önemli olan cari kartların güncel tutulması ve tür seçiminin sisteme bırakılmasıdır.
Onay, İptal ve İtiraz Farkları
İki belge türünün en çok karıştırılan yanı, kesim sonrası süreçlerdir:
- e-Fatura (ticari senaryo): Alıcının belgeyi sistem üzerinden kabul veya ret etme imkanı vardır. Ret durumunda belge hükümsüz kalır ve yeniden düzenlenir.
- e-Fatura (temel senaryo): Sistem üzerinden ret yoktur; itiraz noter, KEP gibi harici yollarla yapılır.
- e-Arşiv: Alıcı onayı hiçbir senaryoda yoktur; belge kesildiği anda geçerlidir. Hatalı belge, GİB’in tanıdığı süre içinde iptal edilir veya iade faturası ile düzeltilir.
Süre ve usul koşulları GİB duyurularıyla güncellenebildiği için somut bir vaka öncesinde güncel mevzuatı kontrol etmenizi öneririz.
Geçiş Sırası: Önce Hangisi?
Sık gelen bir soru: “Önce e-Fatura’ya mı, e-Arşiv’e mi geçmeliyim?” Pratikte bu bir sıralama sorusu değildir — e-Fatura’ya geçen işletme, sisteme kayıtlı olmayan müşterileri için aynı anda e-Arşiv kullanmak zorundadır. Bu yüzden iki modül tek proje olarak kurulur: tek GİB başvurusu takvimi, tek entegratör sözleşmesi, tek kullanıcı eğitimi. Ayrı ayrı planlamak hem maliyeti hem geçiş süresini gereksiz uzatır.
Netsis’te İki Belge Tek Akışta
Netsis kullanıcısı için e-Fatura/e-Arşiv ayrımı görünmezdir: aynı satış ekranından fatura kesersiniz, sistem türü kendisi belirler; XML üretimi, imzalama, iletim ve arşivleme arka planda yürür. Modül özellikleri için e-Fatura ve e-Arşiv sayfalarımıza göz atabilirsiniz.
Konunun bütününü — zorunluluk kapsamı, kesme adımları, saklama düzeni — tek yazıda okumak isterseniz e-Arşiv fatura rehberimiz bu içeriğin kapsamlı halidir. Kurulum ve geçiş sürecini anahtar teslim yürütmek içinse Giza Teknoloji’ye ulaşın.
Sıkça Sorulan Sorular
e-Arşiv fatura kesmek için önce e-Fatura mükellefi olmak şart mı?
e-Fatura’ya geçen işletmeler e-Arşiv’i birlikte kullanır. Ayrıca GİB, e-Fatura kapsamında olmayan mükellefler için de belirli tutarın üzerindeki belgelerde GİB portali üzerinden e-Arşiv düzenleme zorunluluğu getirmektedir; güncel limitleri GİB duyurularından kontrol edin.
Aynı müşteriye bazen e-Fatura bazen e-Arşiv kesilebilir mi?
Evet, müşterinin mükellefiyet durumu değişirse belge türü de değişir. Müşteri e-Fatura sistemine sonradan kayıt olduysa, o tarihten itibaren kendisine e-Fatura kesilir. Netsis her belgede güncel durumu sorguladığı için geçiş otomatiktir.
e-Arşiv faturayı müşterim kağıt olarak istiyor, sorun olur mu?
Hayır. e-Arşiv faturanın aslı elektronik düzenlenir ama alıcıya kağıt çıktı olarak teslim edilebilir; bu mevzuata uygundur.
İkisi için ayrı lisans mı gerekiyor?
e-Fatura ve e-Arşiv ayrı modüllerdir; ancak Netsis 3 ve Wings paketlerinde birlikte sunulur. Mevcut lisans durumunuzu öğrenmek için bize ulaşın.
Vergiden düşme ve saklama açısından fark var mı?
Hayır, iki belge türü de aynı yasal geçerliliğe sahiptir ve 10 yıl elektronik ortamda saklanır. Fark yalnızca alıcı profili ve iletim yolundadır.