e-Fatura kurulumu tamamlandıktan sonra günlük operasyonun özü durum takibidir: gönderilen her belgenin GİB ve alıcı tarafında hangi aşamada olduğunu bilmek, hata durumunda doğru sırayla müdahale etmek. Bu rehber o rutini adım adım anlatır. Sistemi henüz kurmadıysanız önce e-Fatura kurulum adımları dokümanına, ürün kapsamı için e-Fatura çözümleri sayfasına bakın.
Gönderim Sonrası Durum Akışı
Bir e-Fatura gönderildiğinde tipik olarak şu aşamalardan geçer:
- Oluşturuldu: Fatura Netsis’te kesildi, henüz gönderilmedi
- İmzalandı ve zarflandı: Mali mühürle imzalanıp zarf içinde gönderime hazırlandı
- GİB’e iletildi: Zarf entegratör üzerinden GİB’e ulaştı, işlenmeyi bekliyor
- GİB’de işlendi: Zarf başarıyla işlendi ve alıcıya yönlendirildi
- Alıcıya ulaştı: Belge alıcının gelen kutusuna düştü
- Kabul / Red (yalnızca ticari senaryo): Alıcı belgeyi kabul veya red yanıtıyla sonuçlandırdı
Temel fatura senaryosunda alıcının yanıt verme adımı yoktur; belge alıcıya ulaştığında süreç tamamlanır. Ticari fatura senaryosunda alıcı kabul/red yanıtı verir ve süreç ancak bu yanıtla kapanır. Hangi aşamada olunduğu, giden belgenin durum bilgisinde ve açıklamasında görünür.
Günlük Kontrol Rutini (Adım Adım)
Bu rutin, biriken hatalı belgelerin ay sonunda krize dönüşmesini engeller:
- Giden kutusunda son 24 saatte gönderilen belgeleri durumlarına göre süzün
- Hata veya red durumundaki belgeleri ayrı bir listeye alın; her biri için aşağıdaki müdahale adımlarını uygulayın
- Uzun süredir ara durumda bekleyen belgeleri işaretleyin — saatlerce “iletildi” aşamasında kalan belge, entegratör veya GİB tarafında bir aksaklık işaretidir
- Ticari senaryoda yanıt bekleyen faturaları izleyin; yanıt süresi dolmak üzere olanlar için alıcıyla iletişime geçin
- Gelen kutusunu kontrol edin: yeni gelen faturaları ilgili birime yönlendirin, ticari olanları kabul/red süreciyle sonuçlandırın
- Gün sonunda gönderilmemiş taslak belge kalmadığını doğrulayın
Hatalı Belgede İzlenecek Adımlar
- Durum açıklamasını okuyun ve kaydedin: Hata metninin tamamını, belge numarasıyla birlikte not alın; ekran görüntüsü en sağlıklı kayıttır
- Hatayı sınıflandırın:
- Alan/şema hataları: Eksik veya hatalı VKN/TCKN, adres, birim ya da vergi bilgisi. Karşı taraf bilgilerini düzeltip belgeyi yeniden hazırlayın (vergi numarası geçersiz hatası)
- Zarf hataları: Belge tek tek değil zarf düzeyinde reddedilmiştir; nedenleri ve çözüm sırası için e-Fatura zarf reddedildi yazımıza bakın
- Bağlantı/entegratör kesintileri: Belgede değil hatta sorun vardır; durum güncellemesi gelmiyorsa entegratörünüzün servis durumunu kontrol edin
- Düzeltip yeniden gönderin: Yalnızca hata durumunda kalan belgeler düzeltilip yeniden gönderilir. Başarıyla işlenmiş bir belgeyi yeniden göndermek mükerrerlik yaratır; emin değilseniz göndermeden önce entegratör panelindeki kayıtla karşılaştırın
- Çözülmüyorsa eskale edin: Hata metni, belge numarası ve saat bilgisiyle birlikte entegratörünüze ve bayinize iletin
Ticari Faturada Red Yanıtı Alırsanız
Red, sistem hatası değil alıcının ticari yanıtıdır; belge teknik olarak sağlıklı iletilmiştir. İzlenecek yol: red nedenini alıcıdan öğrenin, gerekiyorsa iade/iptal veya yeniden faturalama sürecini muhasebe kurallarına göre yürütün ve kayıtlarınızı buna göre düzeltin. Fatura iade ve iptal senaryolarının işleyişi için fatura iade ve iptal işlemleri yazımıza bakabilirsiniz.
Aylık Mutabakat ve Arşiv
- Ay sonunda gönderilen ve gelen belge sayılarını entegratör paneli ve GİB portalındaki kayıtlarla karşılaştırın; sayılar tutmuyorsa farkı belge bazında bulun
- e-Arşiv faturalarının dönemsel raporlama yükümlülüklerinin yerine getirildiğini kontrol edin (e-Arşiv)
- Belgelerin yasal saklama süreleri boyunca erişilebilir biçimde arşivlendiğini ve arşiv yedeklerinin alındığını doğrulayın
Takip Rutininin Bir Sahibi Olmalı
Durum takibinde en sık görülen kurumsal zafiyet, işin “herkesin işi” sayılıp fiilen kimsenin işi olmamasıdır. Günlük kontrol rutinini tek bir kişiye (ve izin günleri için bir vekile) yazılı olarak atayın; hangi durumun kaç saat içinde eskale edileceğini netleştirin. Aylık mutabakatı ise rutini yürüten kişiden farklı birinin yapması, gözden kaçan belgelerin ikinci bir gözle yakalanmasını sağlar.
Sık Yapılan Takip Hataları
- Hatalı belgeleri biriktirmek: Gün içinde çözülmeyen hata, ay sonunda beyan ve mutabakat sorununa dönüşür
- Durumu doğrulamadan yeniden göndermek: Mükerrer belge riskinin bir numaralı kaynağıdır
- Gelen kutusunu ihmal etmek: Gelen faturadaki ticari yanıt süresi sessizce dolar
- Red yanıtını muhasebeye yansıtmamak: Belge tarafı kapanır ama kayıt tarafı açık kalır
- Hata metnini kaydetmeden ekranı kapatmak: Destek sürecini baştan başlatır
Sıkça Sorulan Sorular
Gönderdiğim fatura GİB’de görünmüyor, ne yapmalıyım?
Önce belgenin durum akışında hangi aşamada beklediğine bakın. Entegratör tarafında geçici kesinti varsa durum güncellemesi gecikebilir; makul bir süre bekleyip durumu yenileyin, düzelmiyorsa entegratörünüze belge numarasıyla başvurun.
Hatalı faturayı yeniden gönderirsem mükerrer olur mu?
Hata durumunda kalmış (GİB’de işlenmemiş) belgenin düzeltilip yeniden gönderilmesi mükerrerlik yaratmaz. Riskli olan, durumu netleşmemiş belgeyi yeniden göndermektir; bu yüzden önce entegratör kayıtlarından belgenin işlenip işlenmediğini doğrulayın.
Hata kodunun ne anlama geldiğini nereden öğrenirim?
İlk kaynak, belgenin yanındaki durum açıklamasıdır; ikinci kaynak entegratörünüzün hata kodu dokümantasyonudur. Kod listeleri sürüme ve entegratöre göre değiştiğinden, emin olamadığınız kodu tam metniyle birlikte destek hattınıza iletin.
Alıcı e-Fatura mükellefi ise kağıt fatura kesebilir miyim?
Hayır. Her iki taraf da e-Fatura sistemine kayıtlıysa belgenin e-Fatura olarak düzenlenmesi zorunludur; alıcının mükellef olup olmadığı fatura kesilmeden önce sorgulanmalıdır.
Durum takibini otomatikleştirmek mümkün mü?
Kısmen. Entegratörlerin bir bölümü hata ve red durumları için e-posta bildirimi sunar; bu bildirimleri açmak gecikmeyi azaltır. Ancak bildirim, günlük rutinin yerini tutmaz: yanıt süresi dolan ticari faturalar ve ara durumda bekleyen belgeler ancak düzenli kontrolle yakalanır.
Muhasebe ekibinizin e-Fatura süreçlerinde uygulamalı yetkinlik kazanması için Netsis eğitimi sayfamıza, yerinde destek için Giza Teknoloji Netsis destek sayfasına bakabilirsiniz.