Hatalı girilen fatura, yanlış cariye işlenen tahsilat, sayımda çıkan stok farkı… Hata her işletmede olur; işletmeleri ayıran, hatanın nasıl düzeltildiğidir. Yanlış düzeltme yöntemi, tek bir hatayı bakiye tutarsızlığına ve mizan denksizliğine dönüştürür. Bu rehber, Netsis’te düzeltmenin doğru yöntemini seçmeyi ve uygulamayı adım adım anlatır.
Önce Karar: Silme mi, Ters Kayıt mı, Düzeltme mi?
Üç yöntem vardır ve seçim kayıtların durumuna göre yapılır:
| Yöntem | Ne zaman uygun | Ne zaman yanlış |
|---|---|---|
| Silme/değiştirme | Aynı gün fark edilen, hiçbir belgeye ve entegrasyona bağlanmamış kayıt | Dönem kapalıysa, e-Belge gitmiş veya kayıt başka fişlere bağlanmışsa |
| Ters kayıt (storno) | Kaydın etkisini tümüyle geri almak gerekiyorsa | Yalnızca tutar/hesap kısmı hatalıysa çoğu zaman gereksiz ağırdır |
| Düzeltme fişi | Fark kadar düzeltme yeterliyse | Kaydın tamamı geçersizse |
İki temel ilke her senaryoda geçerlidir:
- İz bırakın: Muhasebede düzeltmenin standardı, hatayı yok etmek değil, geri alan/düzelten kaydı açıklamasıyla birlikte girmektir. Açıklama alanına hangi fişi neden düzelttiğinizi yazın
- Resmîleşmiş belgeye dokunmayın: GİB’e gitmiş e-Fatura/e-Arşiv belgesi sistem içinden silinerek düzeltilmez; mevzuattaki iptal ve iade süreçleri işletilir
Adım Adım: Ters Kayıt ile Geri Alma
- Hatalı fişi açın ve etkilediği alanları not edin: hangi cari, hangi stok, hangi muhasebe hesapları
- Aynı tutarları ters yönle içeren kaydı girin; açıklamaya kaynak fiş numarasını ve gerekçeyi yazın
- Belge tarihi konusunda mali müşavirinizle hizalanın: açık dönemde düzeltme genellikle işlemin yapıldığı güne, kapalı döneme ait düzeltme ise açık dönemde uygun tarihe girilir
- Doğru kaydı yeniden girin
- İlgili cari/stok bakiyesinin ve mizanın beklenen duruma geldiğini raporla doğrulayın
Beşinci adım atlanırsa düzeltmenin kendisinin hatalı olduğu ancak ay sonunda fark edilir; düzeltmenin düzeltmesi ise içinden çıkılması en zor senaryodur.
Adım Adım: Cari Borç-Alacak Eşleştirme
Cari ekstrede tahsilatların hangi faturaları kapattığı eşleştirilmemişse vade takibi ve yaşlandırma raporları yanıltıcı olur:
- Cari hesabın kapatılmamış hareket listesini açın
- Tahsilat/ödemeleri kapattıkları faturalarla eşleştirin; kısmi ödemelerde kalan bakiyenin doğru faturada kaldığını kontrol edin
- Yanlış cariye girilmiş kaydı fark ederseniz iki cariyi düzelten kayıtları karşılıklı girin ve her iki ekstrenin de düzeldiğini doğrulayın
- Eşleştirmeyi aylık mutabakat rutininin parçası yapın; yıl sonunda toplu eşleştirme yapmak hata riskini katlar
Eşleştirme tamamsa ama bakiye hareket toplamıyla hâlâ uyuşmuyorsa sorun kayıt değil senkron olabilir; cari bakiye tutmuyor yazısındaki kontrolleri uygulayın.
Adım Adım: Stok Sayım Farkı Düzeltme
Sayım farkı, keyfî stok kartı düzeltmesiyle değil sayım fark fişiyle kapatılır:
- Sayım sonuçlarını sisteme girin ve fark listesini alın
- Büyük farkları fişe dönüştürmeden önce sorgulayın: sayım hatası mı, birim karışıklığı mı, girilmemiş irsaliye mi? Fark fişi, nedeni araştırılmamış farkın üstünü örtmemelidir
- Kalan gerçek farklar için sayım fark fişini oluşturun; fazla ve eksikler ayrı kalemler olarak izlenebilsin
- Fiş sonrası stok bakiyelerini ve maliyet etkisini raporla doğrulayın
Sayımın uçtan uca planlaması için stok sayım süreci rehberine bakın.
Düzeltme Sonrası: Mizan Kontrolü
Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, dönem içinde yoğun düzeltme yapılmışsa ay kapanmadan mizanı kontrol edin: borç-alacak dengesi, düzeltilen hesapların bakiyeleri ve ilgili KDV tutarları. Mizanda denksizlik görürseniz mizan denksizliği düzeltme yazısındaki sıralamayı izleyin.
Düzeltme Yetkisini ve Sürecini Sınırlayın
Düzeltme mekanizması herkesin elinin altındaysa, kayıt disiplini zamanla çözülür. Üç kural bunu önler:
- Yetkiyi daraltın: Fiş silme ve geriye dönük değiştirme yetkisi az sayıda kullanıcıda olsun; diğer kullanıcılar düzeltmeyi talep etsin
- Talebi kayıt altına alın: Hangi fiş, neden, kimin talebiyle düzeltildi — basit bir form veya e-posta zinciri yeterlidir
- Aylık düzeltme raporu alın: Ay içinde yapılan düzeltmeleri kaynak ve nedene göre gözden geçirin. Aynı kullanıcıdan veya aynı işlem tipinden sürekli hata geliyorsa sorun kayıt değil, süreç veya eğitim eksiğidir; kökü çözmeden düzeltme yükü azalmaz
Sıkça Sorulan Sorular
Hatalı kaydı silmek yerine neden ters kayıt girmeliyim?
Silme iz bırakmaz; denetimde “bu kayıt neden yok” sorusunun yanıtı kalmaz. Ters kayıt hem hatayı hem düzeltmeyi tarihçede tutar. Silme yalnızca hiçbir yere bağlanmamış, aynı gün yakalanan kayıtlar için pratik bir istisnadır.
e-Fatura gitmiş bir belgeyi yanlış kestim, sistemden silebilir miyim?
Hayır. GİB tarafında kayıtlı belge sistem içi silmeyle ortadan kalkmaz; senaryosuna göre iptal veya iade süreci işletilir. Yöntem belge tipine göre değiştiği için mali müşavirinizle ve bayinizle teyitleşin.
Kapalı döneme ait hatayı nasıl düzeltirim?
Kapalı dönemi yeniden açmak son çare olmalıdır; standart yol, düzeltmeyi açık dönemde iz bırakan kayıtla yapmaktır. Vergisel etkisi olan düzeltmelerde mutlaka mali müşavir görüşü alın.
Sayım farkı her yıl yüksek çıkıyor, sorun nerede?
Fark fişi belirtiyi kapatır, nedeni çözmez. Yüksek farkın tipik kaynakları girilmeyen irsaliyeler, birim/barkod karışıklığı ve iade süreçlerinin kayıt dışı kalmasıdır; süreci düzeltmeden fark küçülmez.
Düzeltme kayıtlarını ayrı biçimde izlemeli miyim?
Evet, raporlanabilirlik için düzeltme kayıtlarını ayırt edilebilir kılın: standart bir açıklama kalıbı (örneğin kaynak fiş numarasıyla başlayan açıklama) ve mümkünse ayrı bir seri/özel kod kullanın. Aylık düzeltme raporunun sağlıklı çıkması buna bağlıdır.
Yoğun düzeltme gerektiren dönem sonlarında yerinde destek için Giza Teknoloji Netsis destek ekibine, ekibinizin doğru kayıt alışkanlıkları için Netsis eğitimi sayfamıza göz atın.