Bu doküman, Netsis’te mali yıl kapanışını ve sene sonu devrini yapacak muhasebe sorumluları ile BT yöneticileri için adım adım prosedür, hazırlık takvimi, kontrol listesi ve sık karşılaşılan devir hatalarının çözümlerini içerir. Kapanışın geri alınması zahmetli bir işlemdir; dokümandaki kontrol listesi tamamlanmadan kapanışa başlanmamalıdır.
Devir Öncesi Hazırlık Takvimi
Sene sonu devrinde sorun yaşayan firmaların ortak noktası, hazırlığın kapanış gününe sıkıştırılmasıdır. Aşağıdaki takvim, devir öncesi işleri Aralık başından itibaren yayarak kapanış haftasını sürprizsiz hale getirir:
| Dönem | Yapılacak iş |
|---|---|
| Aralık ilk yarı | Fiili sayım planı: depo ve lokasyon bazında sayım ekipleri ile tarihleri belirlenir (stok sayım süreci) |
| Aralık son hafta | Fiili sayım tamamlanır, sayım fark fişleri işlenir |
| Ocak ilk hafta | Aralık dönemi maliyeti çalıştırılır; eksik ve onaysız fişler kapatılır |
| Ocak | BA/BS ve cari mutabakatları yapılır; mizan kontrolleri tamamlanır (aylık mizan kontrolü) |
| Kapanış öncesi | SQL tam yedek alınır ve restore testi yapılır (yedekleme stratejisi) |
| Ocak–Şubat | Mali müşavir ön onayı alınır, kapanış ve devir işlemi yürütülür |
BT Tarafı Hazırlığı
Devir yalnızca muhasebenin değil, BT ekibinin de işidir. Kapanış haftasından önce sunucuda yeterli boş disk alanı olduğunu doğrulayın; kapanış ve devir işlemi sırasında veritabanı geçici olarak ciddi yer tüketebilir. Veritabanı bakım işlerinin (endeks bakımı, bütünlük kontrolü) güncel olduğundan emin olun — bakımsız bir veritabanında kapanış hem yavaş çalışır hem de yarıda kesilme riski taşır. Çok şirketli veya çok depolu yapılarda, kapanışın önce test ortamındaki kopya üzerinde prova edilmesi sürprizleri canlıya taşımadan görmenin en ucuz yoludur. Son olarak kapanış gecesi için yetkili bir teknik kişinin ulaşılabilir olduğunu teyit edin.
Kapanış Öncesi Kontrol Listesi
| # | Kontrol | Nasıl doğrulanır |
|---|---|---|
| 1 | Tüm fişler kayıtlı/onaylı | Onaysız ve taslak fiş raporu boş olmalı |
| 2 | Fiili sayım tamamlandı | Sayım fark fişleri işlendi, stok raporu ↔ fiili sayım eşit |
| 3 | Maliyet çalıştırıldı | Dönem maliyet işlemi hatasız tamamlandı |
| 4 | Mizan dengeli | Borç toplamı = Alacak toplamı; askıda hesap yok |
| 5 | Cari mutabakatlar yapıldı | BA/BS ve cari ekstre mutabakatları kapandı |
| 6 | Mali müşavir ön onayı alındı | Kapanış öncesi mizan mali müşavirle paylaşıldı |
| 7 | Tam yedek alındı | SQL tam yedek + restore testi yapıldı |
Kapanış ve Devir Prosedürü (Adım Adım)
- Tüm kullanıcıların sistemden çıkışı sağlanır; kapanış tek kullanıcıyla yürütülür.
- Muhasebe modülünde yıl sonu kapanış işlemine girilir.
- Kapanış parametreleri tanımlanır: kapanış tarihi 31.12.YYYY, açılış tarihi 01.01.YYYY+1.
- Gelir tablosu hesapları (6’lı grup) 690 Dönem Kârı veya Zararı hesabında toplanır; vergi karşılıkları sonrası sonuç 590 Dönem Net Kârı veya 591 Dönem Net Zararı hesabına aktarılır.
- Bilanço hesapları için kapanış fişi ve yeni dönem açılış fişi otomatik oluşturulur (100 Kasa, 102 Bankalar, 120/320 cariler, 15x stoklar, 25x duran varlıklar vb.).
- Stok devri: Dönem sonu miktar ve maliyetler yeni dönemin açılış stoku olarak taşınır.
- Cari devir: Müşteri/tedarikçi bakiyeleri yeni döneme devredilir.
- Açık belge devri: Kapanmamış sipariş, irsaliye ve faturalar yeni dönemde izlenebilecek şekilde devredilir.
Devir Sonrası Doğrulama
- Yeni dönem açılış mizanı, eski dönem kapanış mizanı ile karşılaştırılır (bakiyeler birebir eşleşmeli)
- Açılış fişleri kalem kalem örneklenerek kontrol edilir
- Stok açılış miktarları depo bazında doğrulanır
- Birkaç kritik carinin devir bakiyesi ekstreyle karşılaştırılır
- Açık sipariş ve irsaliyelerin yeni dönemde göründüğü örneklenerek doğrulanır
- Mali müşavirin nihai onayı alınır
Sık Karşılaşılan Devir Hataları ve Çözümleri
| Belirti | Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Kapanış işlemi başlamıyor / dengesizlik uyarısı | Mizan dengesiz | Hatalı/yarım fişleri bulun, düzeltin; mizanı yeniden alın |
| Bazı hareketler yeni döneme gelmedi | Onaysız veya taslak fişler | Kapanış öncesi onaysız fiş raporunu sıfırlayın, kapanışı tekrarlayın |
| Stok devri tutarsız | Maliyet çalıştırılmadan kapanış yapıldı | Yedekten dönün, maliyeti çalıştırıp kapanışı yineleyin |
| Sistem stoku fiili stokla uyumsuz devretti | Sayım fark fişleri işlenmedi | Sayım farklarını işleyin; devir yeniden oluşturulur |
Sıkça Sorulan Sorular
Kapanış geri alınabilir mi?
Evet; kapanış/açılış fişlerinin silinmesi veya kapanış öncesi yedekten dönülmesiyle mümkündür. Ancak yeni dönemde işlem girilmişse geri alma karmaşıklaşır — bu yüzden kapanış öncesi tam yedek zorunlu adımdır.
Kapanıştan önce yeni dönemde işlem yapabilir miyim?
Evet. Netsis’te yeni mali dönem açılıp paralel çalışılabilir; kapanış daha sonra yapıldığında devirler güncellenir. Yaygın uygulama, kapanışın mali müşavir onayıyla Ocak-Şubat içinde yapılmasıdır.
Kapanış işlemi ne kadar sürer?
Veritabanı boyutuna ve şirket sayısına göre 30 dakika ile birkaç saat arasında değişir. İşlem sırasında sistemde başka kullanıcı çalışmamalıdır.
Devirden sonra eski yılın kayıtlarına erişebilir miyim?
Evet. Kapanış eski dönemi silmez; önceki mali dönem seçilerek raporlama ve inceleme yapılmaya devam edilebilir. Eski dönemde değişiklik gerekiyorsa mali müşavirinizle birlikte düzeltme prosedürü izlenmelidir.
Kapanışı kendimiz mi yapmalıyız?
Kontrol listesi eksiksizse teknik adımlar uygulanabilir düzeydedir; ancak ilk kez yapılıyorsa veya çok şirketli/çok depolu yapı varsa yetkili bayi eşliğinde yapılması güvenlidir.
Kapanış sırasında hata mesajıyla karşılaşırsanız yeni kayıt girmeyi durdurup mevcut durumu koruyun. Ekibinizin devir öncesi tazeleme eğitimi için Netsis eğitimi sayfamıza, yerinde destek hizmeti için Giza Teknoloji Netsis destek sayfasına bakabilirsiniz. Türkiye geneli 7/24 teknik destek için netsis-destek.com · 0532 599 51 12 · info@netsislogo.com.